6 bước viết Email chuẩn trong tiếng Nhật

Bạn nghĩ rằng, "Ở Việt Nam (đất nước của tớ), tớ thường xuyên sử dụng email, điện thoại thông minh để giao tiếp cũng như giải quyết công việc, và tớ nghĩ cách viết email bằng tiếng Nhật chắc cũng vậy, có gì là khó đâu"? Thế nhưng, trên thực tế, có một số quy tắc cơ bản trong cách viết email công việc, và nếu bạn không tuân theo những quy tắc đó, đối phương, đối tác hay đồng nghiệp người Nhật sẽ nghĩ bạn rằng: "Thật là một gã/người thô lỗ!" "Tôi không hiểu ý nghĩa của email này là gì?" Vì vậy, nếu chưa có kinh nghiệm thực tế, sẽ có khá nhiều bạn thất bại ngay trong email đầu tiên sau khi gia nhập công ty Nhật Bản. Những quy tắc ấy là gì, cùng Ngoại ngữ TOMATO Hải Phòng tìm hiểu nhé!

5 phút để học 6 bước viết Email tiếng Nhật cơ bản trong công việc.

1. Viết chủ đề Email một cách dễ hiểu nhất

      Cũng như 1 chiếc Email thông thường, luôn có một chủ đề được hiện lên bên cạnh tên địa chỉ người gủi . Và Email tiếng Nhật cũng vậy, chủ để bạn viết cho một Email luôn quan trọng, sẽ khiến cho người nhận dự đoán được mức độ quan trọng và nội dung của Email mà các bạn muốn nói. Hãy nhớ rằng chủ đề của các bạn phải nêu ra được nội dung mà làm cho người đọc hiểu ngay trong nháy mắt, vậy là đủ và thành công trong bước đầu tiên rồi đó.

2. Hãy viết địa chỉ ở đầu nội dung

       Các bạn không nên viết ngay nội dung muốn trao đổi ở bước này. Điều đó sẽ tạo ấn tượng không tốt đối với người đọc. Giống như dòng "Kính gửi..." ở tất cả các văn bản hành chính của Việt Nam.  Đây là 1 trong những quy tắc cơ bản và rất quan trọng trong viết Email tiếng Nhật. Nó sẽ thể hiện sự tôn trọng đối với người đọc. Khi gửi email cho ai đó của một công ty khác, các bạn hãy viết theo thứ tự như sau: "tên công ty", "tên bộ phận" và "tên người đó". Nếu bên kia là người quản lý hay 1 chức danh nào đó, hãy viết "chức danh của họ" sau tên bộ phận. Và lưu ý hãy thêm "sama" "様" sau tên của họ nhé. Tương tự với trường hợp viết mail cho đồng nghiệp trong công ty, tuy nhiên sau tên của người nhận sẽ là "san' ''さん' nhé. Và đó là một điểm tốt để bắt đầu vào nội dung chính.

Ví dụ:

1. 役職がない場合 (Với trường hợp đối phương không có chức danh)

   株式会社マイナビ貿易 第1営業部

   ●●●●(tên) 様

2. 役職がある場合 (Với trường hợp đối phương có chức danh)

   株式会社マイナビ貿易 第1営業部

   課長 ●●●●(tên) 様

6 bước viết Email tiếng Nhật 

3. Viết lời chào đầu tiên sau dòng địa chỉ:

      Các bạn yên tâm ở phần này nhé. Vì sẽ có những câu chào mang tính cố định, rất phổ biến mà mọi người thường sử dụng. Như: Đối với người khác công ty 「いつもお世話になっております」(itsumo osewani natte orimasu), sau đó hãy viết tên công ty, bộ phận và tên của bản thân. Còn đối với đồng nghiệp cùng công ty, các bạn hãy sử dụng: 「お疲れ様です」(otsukare samasesu) để bắt đầu và theo đó là chức danh (nếu có) và tên của bản thân. 

Phụ thuộc vào đối tượng các bạn gửi Email: Lần đầu tiên liên lạc hay đã liên lạc trước đó nhưng khá lâu chưa kết nối lại, để chúng mình sử dụng câu viết hợp lý nha các bạn. 「初めてメールをさせていただきます」(hajimete me-ru wo sasete itadakimasu)「初めてご連絡をさせていただきます」(hajimete gorenraku wo sasete itadakimasu) đây là 2 câu ví dụ sử dụng trong trường hợp lần đầu tiên các bạn liên lạc nè. Thế còn với người lâu rồi không kết nối thì sao: 「大変ご無沙汰しております」(taihen gobusata shiteorimasu).  Và các bạn đừng quên nối phần giới thiệu tên công ty, tên bản thân sau phần chào ngắn này nhé!

1. 通常 (Trường hợp bình thường)

   いつもお世話になっております。株式会社マイナビ商事の●●●●です。

2. 初めての相手にメールをするとき (Trường hợp lần đầu tiên gửi Email)

   初めてメールをさせていただきます。株式会社マイナビ商事の●●●●と申します。

3. しばらく連絡を取っていなかった相手にメールするとき (Trường hợp lâu rồi không liên lạc)

   大変ご無沙汰しております。株式会社マイナビ商事の●●●●です。

4. Nội dung chính (ngắn gọn, súc tích)

Đối với các bạn chưa tự tin lắm vào vốn từ hay đơn giản là sợ viết lỗi gây ra sự hiểu nhầm đối với người đọc, thì hãy viết thật ngắn gọn, súc tích dễ hiểu, đủ lịch sự.

5. Viết lời chào kết

Sau khi viết xong nội dung tin nhắn Email, các bạn hãy viết lời chào kết thúc nhé. Thông thường trong Email người Nhật họ sẽ sử dụng mẫu câu:「どうぞ　よろしくお願いいたします」(dozo yorosiku onegaiitashimasu) "Cảm ơn vì sự hợp tác của bạn". Ngoài ra, khi các bạn muốn yêu cầu xác nhận hoặc xem xét, có thể sử dụng mẫu câu như sau「ご確認の程、どうぞ　よろしくお願いいたします」(gokakunin no hodo, douzo yoroshiku onegaiitashimasu)「ご検討の程、どうぞ　よろしくお願いいたします “（gokentou no hodo douzo yoroshiku onegaiitashimasu)

6. Ký và viết chữ ký 

Hầu hết phần mềm viết Email Nhật Bản có cài đặt chức năng ký tên tuỳ thuộc vào cách viết của công ty, các bạn chỉ cần 1 click chuột thôi là có thể hoàn thành xong phần này.

Vậy là Ngoại ngữ TOMATO đã giới thiệu xong các bước viết Email tiếng Nhật trong công việc rồi đấy. Những lưu ý, cách viết các bạn có thể áp dụng triệt để, để Email của mình có thể tạo được ấn tượng tốt nhất trong mắt người đọc nói chung và người Nhật nói riêng nhé! Chúc các bạn may mắn và thành công!

Các bạn tham khảo khoá học tiếng Nhật của Ngoại ngữ TOMATO Hải Phòng tại đây!